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Definición:

La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

VENTAJAS:

VELOCIDAD.

VOLUMEN DE PRODUCCIÓN.

REDUCCIÓN DE ERRORES.

PASES AUTOMÁTICOS AL MAYOR.

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN CONTABLE OPORTUNA.

MENORES COSTOS.

IMPRESIÓN AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS.

DESVENTAJAS

Disminución en la confiabilidad de la información contable

Complicado 

Proceso de Auditoria

Costos Elevados de Software y Hardware

Recurso Humano indispensable para el análisis de la información

Sistemas de Información Contable

Los sistemas de información contable están definidos como la combinación del personal, registros y procedimientos que se usan en una organización, con el propósito de cubrir con las necesidades rutinarias de información financiera de manera que permita el cabal cumplimiento de los objetivos de dicha organización.

Modelos de Procesamiento de Información

—Manuales o Computarizados

Son llevados de la siguiente forma:

—       RECOPILACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LOS CUALES SE BASAN LAS OPERACIONES DE LA ORGANIZACIÓN, ES DECIR, FACTURAS, COPIAS DE CHEQUES, ETC. QUE REPRESENTAN LOS DATOS CONTABLES.

—      ORGANIZACIÓN Y PROCESAMIENTO QUE IMPLICA EL ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES REGISTRADAS,

      —GENERACIÓN DEL RESULTADO POR MEDIO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS, QUE INCLUYEN LA INFORMACIÓN QUE DEBE SER COMUNICADA PARA LA POSTERIOR TOMA DE DECISIONES.

Sistema Manual

—Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

—Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

—Se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un orden cronológico.

—Se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del mayor.

—Se determinan los saldos de cada cuenta al final del periodo, sin ajustar.

—Se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor.

—Se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre.

—Se prepara el balance de comprobación posterior al cierre.

Sistema Computarizado

—Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.

—Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

—Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.

—El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.

—Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.

—Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente.

—La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.

—El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre.

Instalación de un sistema de Contabilidad Computarizada

—En una empresa que se inicia

      El asiento de apertura se registra en el diario principal
—Se crea la organización con características en el sistema utilizado
—Se incluyen todas las cuentas de acuerdo con el catalogo de cuentas y con sus respectivos montos de apertura, clasificándolas de acuerdo a los PCGA.
Se comienzan a procesar las operaciones de la organización tomando en cuenta el código correspondiente a cada cuenta.

Instalación de un sistema de Contabilidad Computarizada 

En una empresa en marcha

nSe prepara un Balance de Comprobación con todas las cuentas incluidas en el libro mayor y sus respectivos montos.

nSe crea de igual forma la organización dentro del sistema contable seleccionado.

nSe transcribe el Balance de Comprobación en el Software con sus respectivos montos y clasificado de acuerdo al catalogo de cuentas.

nSe procesan las operaciones normales de la organización.